Términos y Condiciones del Servicio

Estos términos regulan el uso de ProcesaBPM, la plataforma para diseñar y ejecutar los procesos de una empresa. Al crear una cuenta o usar la plataforma, la organización cliente y cada persona que la usa los aceptan.

1. Quién presta el servicio

ProcesaBPM lo presta Alexander Pardo, persona natural domiciliada en Colombia (alexander.pardo.dev@gmail.com). En estos términos lo llamamos «ProcesaBPM» o «nosotros».

2. Definiciones

Organización: la empresa o grupo que contrata el servicio. Puede tener varias empresas dentro de su cuenta.
Usuario: cada persona que la organización invita a la plataforma.
Datos de la organización: todo lo que la organización y sus usuarios cargan: flujos, solicitudes, formularios, adjuntos, comentarios, firmas y datos de sus empleados.

3. Cuentas y acceso

La organización decide a quién invita, con qué rol y qué permisos tiene. Responde por el uso que hagan sus usuarios.
Cada usuario guarda su contraseña y su segundo factor. Si sospecha un acceso indebido, debe cambiar la contraseña y avisarnos.
Solo pueden ser usuarios las personas mayores de edad que actúan en nombre de la organización.

4. El servicio

ProcesaBPM se presta en la nube, desde el navegador, y lo mejoramos de forma continua. Podemos cambiar funciones siempre que no reduzcamos de manera sustancial lo contratado sin avisar.
Hacemos lo razonable para que esté disponible. Algunos mantenimientos pueden interrumpirlo; los programados los avisamos en la plataforma. Salvo que un acuerdo de servicio firmado diga otra cosa, no garantizamos un porcentaje de disponibilidad.
El soporte se presta por correo. Para revisar un caso dentro de la organización, el equipo de soporte necesita un permiso que la organización otorga y puede revocar; esas visitas quedan registradas.

5. Datos de la organización

Son de la organización. Nosotros solo los usamos para prestar el servicio, dar soporte, mantener la seguridad y cumplir la ley.
Frente a sus titulares, la organización es la responsable y ProcesaBPM el encargado del tratamiento, en los términos del contrato de transmisión de datos, que hace parte de estos términos.
La organización garantiza que tiene la autorización de las personas cuyos datos carga, incluida la de sus empleados.
La organización puede exportar sus datos en cualquier momento desde la plataforma.

6. Asistente de IA

El asistente «Crear con IA» está apagado por defecto. Lo activa un administrador de la organización, después de leer el aviso que explica a qué proveedor se envía el texto y dónde están sus servidores.
Lo que la IA arma es un borrador: la organización lo revisa, lo corrige y decide si lo publica. La IA puede equivocarse, y la organización responde por los flujos que publica.
No se deben escribir en el asistente nombres, cédulas ni otros datos de personas.

7. Firmas electrónicas

Las firmas que se registran en la plataforma son firmas electrónicas en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012, compilado en el Decreto 1074 de 2015. Cada firma queda asociada al usuario que la hizo, con la fecha, la hora y el paso, en un historial que no se puede modificar. No son firmas digitales con certificado de una entidad de certificación. La organización decide para qué trámites son apropiadas.

8. Uso aceptable

No está permitido:

usar la plataforma para actividades ilegales o para tratar datos sin autorización;
intentar acceder a datos de otras organizaciones, saltarse los controles de seguridad o probar la plataforma sin nuestro permiso escrito;
cargar software malicioso o contenido que infrinja derechos de terceros;
revender el servicio sin un acuerdo con nosotros.

Si ocurre, podemos suspender el acceso, avisando a la organización salvo que la urgencia lo impida.

9. Precios, pagos y facturas

El valor, el plan y la forma de pago son los de la propuesta u orden de servicio que acepte la organización. Emitimos factura electrónica según las normas de la DIAN. Si un pago se atrasa más de 30 días, podemos suspender el servicio después de avisar; los datos se conservan durante la suspensión.

10. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, su diseño y su marca son de ProcesaBPM. La organización recibe un derecho de uso, no exclusivo e intransferible, mientras esté vigente el servicio. Los datos de la organización, y los flujos y formatos que ella diseña, siguen siendo suyos.

11. Responsabilidad

ProcesaBPM responde por los daños que cause por incumplir estos términos, hasta el valor pagado por la organización en los 12 meses anteriores al hecho.
No respondemos por daños indirectos ni por el lucro cesante, ni por lo que resulte de decisiones que la organización tome con base en sus flujos o en los borradores de la IA.
Estos límites no aplican a los casos de dolo o culpa grave, ni donde la ley no permita limitar la responsabilidad.

12. Terminación

La organización puede terminar el servicio cuando quiera desde la plataforma o por correo.
Al pedir la eliminación, el acceso se suspende y los datos se borran de forma definitiva 30 días después. En ese plazo, el dueño o un administrador puede entrar solo a exportarlos.
Podemos terminar el servicio por incumplimiento grave de estos términos, avisando con 15 días, o de inmediato si la seguridad de la plataforma o de otros clientes está en riesgo.

13. Cambios a estos términos

Publicamos cada cambio en esta página con una versión nueva. Si un cambio afecta de forma importante lo contratado, lo avisamos por correo a los administradores con 30 días de anticipación.

14. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante 30 días; si no lo logran, la llevarán ante los jueces de Colombia.