Política de Tratamiento de la Información
Borrador pendiente de revisión legal.
Esta política explica cómo ProcesaBPM trata los datos personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013).
1. Responsable
- Responsable: Alexander Pardo, persona natural, quien opera ProcesaBPM.
- Domicilio: [ciudad y dirección por confirmar], Colombia.
- Correo para consultas y reclamos: alexander.pardo.dev@gmail.com.
- Sitio web: https://procesabpm.com
2. Dos papeles distintos
ProcesaBPM trata datos personales en dos calidades:
- Como responsable, de los datos que recoge por su cuenta: los pedidos de demo del sitio web, las cuentas de las personas que usan la plataforma (nombre, correo, cargo, firma), las visitas al sitio y los registros técnicos y de seguridad.
- Como encargado, de los datos que cada organización cliente carga en la plataforma: las solicitudes, sus formularios, adjuntos, comentarios y firmas, y los datos de sus empleados. En ese caso la organización cliente es la responsable frente a sus titulares, y ProcesaBPM trata esos datos solo por cuenta de ella y según el contrato de transmisión de datos.
Esta política regula el primer caso. En el segundo, quien quiera ejercer sus derechos debe dirigirse primero a la organización que cargó sus datos; ProcesaBPM le ayuda a responder.
3. Qué datos tratamos y para qué
| Datos | Finalidad |
|---|---|
| Nombre, empresa, correo de trabajo, tamaño del equipo y proceso de interés (formulario de demo) | Responder el pedido, acordar y preparar la demo |
| Nombre, correo, cargo, sede, empresa y firma de los usuarios | Crear y administrar la cuenta, autenticar el ingreso, asignar pasos, registrar firmas y enviar avisos de la plataforma |
| Dirección IP, navegador, fecha y hora de ingresos y acciones | Seguridad, prevención de fraude, auditoría y soporte |
| Visitas al sitio (con consentimiento) | Medir cuántas personas lo visitan y qué páginas leen |
No tratamos datos sensibles por iniciativa propia. Si una organización cliente los carga en la plataforma, lo hace como responsable y bajo su propia autorización.
No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros. No enviamos publicidad sin una autorización separada y opcional.
4. Proveedores y datos fuera de Colombia
Usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados), según sus términos de servicio y de tratamiento de datos. Algunos tienen servidores fuera de Colombia:
| Proveedor | País | Para qué |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Estados Unidos | Servidores, base de datos, archivos y envío de correos |
| Google (Google Analytics) | Estados Unidos | Medición de visitas, solo con consentimiento |
| DeepSeek | China | Asistente de IA, solo si la organización lo activa y únicamente con el texto que se le escribe |
Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. China no figura en esa lista: por eso el asistente de IA se activa solo por decisión expresa de cada organización, la plataforma advierte que no se escriban datos de personas en él, y lo que se le envía se limita a la descripción del proceso.
5. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Pedidos de demo: 24 meses desde que se reciben. Si la persona se vuelve cliente, sus datos pasan a regirse por el contrato.
- Cuentas de usuario: mientras la cuenta exista. Al eliminarse una organización, sus datos se purgan 30 días después, plazo en el que se pueden exportar.
- Registros de seguridad y auditoría: hasta 2 años; los de la administración de la plataforma, hasta 5 años.
- Solicitudes al asistente de IA: 90 días desde que terminan.
6. Derechos de los titulares
Como titular de los datos, puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Ser informado del uso que damos a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar la consulta o el reclamo con nosotros.
- Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a tus datos.
7. Cómo ejercerlos
Escribe a alexander.pardo.dev@gmail.com con tu nombre, el correo con el que te registraste, lo que pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras aportar.
- Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
- Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los 5 días hábiles siguientes; si no lo completas en 2 meses, entendemos que desististe.
8. Seguridad
Las conexiones van cifradas (HTTPS). Los datos de cada organización están separados en la base de datos, de modo que una no puede ver los de otra. Las contraseñas se guardan cifradas con un algoritmo de un solo sentido, el ingreso admite un segundo factor (MFA) y las acciones quedan registradas en una auditoría que no se puede modificar.
9. Cambios a esta política
Publicamos cada cambio en esta página con un número de versión y su fecha. Si cambia la finalidad de un tratamiento, pedimos una autorización nueva.
10. Vigencia
Esta política rige desde su publicación.