Cómo pasar los anticipos del correo a un flujo con legalización
En muchas empresas el anticipo vive en tres lugares a la vez. La solicitud llega por correo, el control está en una hoja de cálculo y las facturas de la legalización aparecen semanas después, a veces en otro correo. Cuando alguien pregunta cuánto falta por legalizar, la respuesta toma una tarde.
El problema no es la gente. Es que el proceso tiene dos mitades que nadie conecta: entregar el dinero y cerrar las cuentas.
Las dos mitades del anticipo
La primera mitad es conocida:
- Alguien pide el anticipo con el valor y el motivo.
- Su jefe lo aprueba.
- Contabilidad lo revisa y lo contabiliza.
- Caja entrega el dinero.
La segunda mitad es la que se pierde:
- Quien recibió el anticipo legaliza con sus facturas.
- Contabilidad revisa que las facturas cuadren con lo entregado.
- Se contabiliza la legalización.
- Si sobró dinero, se devuelve a la empresa. Si faltó, se le paga a la persona.
Si la segunda mitad no está atada a la primera, el anticipo queda «abierto» para siempre en la hoja de cálculo.
El mismo ticket de principio a fin
En un flujo, las dos mitades son un solo ticket. Cuando Caja entrega el dinero, el ticket no se cierra: vuelve a quien pidió el anticipo, con un plazo para legalizar. Esa persona adjunta sus facturas en el mismo ticket, y el flujo sigue a Contabilidad.
En nuestra organización de pruebas, el ticket #155 pidió $2.000.000 para una feria. Se legalizó con tres facturas por $1.850.000, y el flujo mandó a Caja a recibir los $150.000 de diferencia. Todo quedó en la misma actividad: quién aprobó, cuándo se entregó el dinero, qué facturas llegaron y quién recibió el saldo.
Qué conviene definir antes de dibujarlo
- Quién aprueba según el monto. Un anticipo pequeño puede quedarse con el jefe; uno grande pasa también por gerencia. Eso es una regla del flujo, no un correo reenviado.
- El plazo para legalizar. Si la persona no legaliza a tiempo, el ticket se lo recuerda y su jefe lo ve vencido.
- Qué pasa con la diferencia. Saldo a favor de la empresa, saldo a favor de la persona o cuentas exactas. Son tres caminos distintos del mismo flujo.
- Qué documento sale al final. El comprobante del anticipo y el de la legalización se pueden generar en PDF con las firmas de quienes aprobaron.
El resultado
Cuando el proceso está en un flujo, la pregunta «¿cuánto falta por legalizar?» es un filtro de la bandeja, no una tarde con la hoja de cálculo. Y cada anticipo cerrado tiene su historia completa, lista para una auditoría.